Federasyonumuzda lisans işlemi aşağıdaki şekilde yapılacaktır.
1- MEB’den sertifikası olup uyum semineri görmemiş liderler İl temsilcimize uyum semineri için başvurarak denklik belgesi almaları gerekmektedir. (Uyum Seminerine katılım ücreti 30 TL'dir. Uyum seminerine katılanlar denklik almak istedikleri sertifikaların her biri için 15 TL öderler. İlk alınması gereken LTK denkliğidir, diğer sertifikalar için ayrı ayrı uyum seminerine gidilmez, bir kez bu semineri gördükten sonra diğer branş kurslarının da denkliği talep edildiğinde bedelini yatırmak kaydıyla düzenlenip yollanır.)
2- Ünite liderimiz büromuza form 40, nüfus cüzdanı fotokopisi, form 16, Okul Müdürlüğünden alınacak "**** **** isimli kişi okulumuzda öğretmenlik yapmaktadır." şeklinde yazı, sertifika fotokopisini, ünite tescil ücretinin dekontunu, lisans ücretinin dekontunu ve ünite ismini belirten bir yazı gönderir.(TİF-MEB üzerinden ünite çalıştıracak liderlerin ünite tescil ücreti olarak Federasyonumuzun Garanti Bankası Anafartalar şubesi TR69 0006 2000 7110 0006 2995 66 IBAN numarasına 75 TL yatırması gerekmektedir. Lisans ücreti 10 TL olup Garanti Bankası Anafartalar Caddesi Şubesi TR69 0006 2000 7110 0006 2995 66 IBAN numarasına yatırılır.)
3- Bu işlemlerin ardından federasyonumuz ünite liderimize otomasyon şifresini iletir.
4- Ünite lideri şifresi ile ünitesinin altına izcilerini ekler.
5- İzcilerini ekleyen ünite liderimiz otomasyon sisteminde “Kulüp yönetimi başlığı altında ünite tescil belgesinin çıktısını alarak il temsilcisine onaylatır”
6- Plan gibi okul ile ilgili diğer işlemlerde de evrak, il temsilcisinin imzasından, ünite liderinin imzasından sonra okul idaresine gereği için teslim edilecektir.
7- İl temsilcisi bulunmayan illerde il temsilcisi atanana kadar işlemler federasyon bürolarınca yürütülecektir.
8- Ünite isimlerinde örnekteki gibi olmalıdır
“Atatürk İlköğretim Okulu Erkek İzci Oymağı’
“Mehmet Akif ERSOY Lisesi Kız Ergin Ocağı’
"Sultanahmet ilkokulu Yavrukurt Kümesi"
AHMET RASİM ORTA OKULU İZCİ OYMAĞI (bay ve bayan lider bulunan karma üniteler cinsiyet belirtilmeksizin adlandırılır.)
Birden fazla ünite bulunan okullarda ünite isminin önüne kaçıncı ünite olduğu yazılır
"Oruçgazi ilkokulu1. Yavrukurt Kümesi"
Mevzuata uygun olmayan ünite kuruluşlarını otomasyon sistem otomatik olarak reddeder. Bu yüzden izci liderinin mevzuata hakim olması gerekir. Mevzuatta bulunmayan problemlerle karşılaşırsanız Federasyon personelimize telefonla ulaşabilirsiniz.
Not: 16 yaş ve altı izciler için lisans ve vize ücreti alınmamaktadır.
Ünite liderleri ünitelerine kaydettikleri izcileri için aşağıdaki evrakları hazırlar ve saklarlar;
1) İzci klasörü içinde her İzci için bir şeffaf kapaklı telli dosya hazırlanır.
2) Bu dosyanın içinde en üstten alta doğru; fotoğrafı yapışık olmak üzere form 40, nüfus cüzdanı fotokopisi, sağlık formu, form 16 yer alır. İzcinin kişisel gelişimi ile ilgili tüm evraklar bu dosyanın içine konulur.
(3) Otomasyondaki izci bilgileri en ince detayına kadar doldurulur.
(4) İzci dosyasının, klasörünün hazırlanması, fotoğrafının ve izci bilgilerinin otomasyona girilmesinin bütün sorumluluğu ünite liderindedir.
(5Yapılacak incelemelerde izci dosyasında eksiklik bulunmasının sorumluluğu ünite liderinindir.
(6) İzci klasörü içinde sağlık formunun bulunması, ünite liderinin izcinin sağlığı konusunda velisiyle istişare edip her türlü sağlık problemine ait bilgisi bulunması gerekir. İzcinin bilinen sağlık ile ilgili tüm sorumluluğu ünite liderinin sorumluluğundadır.