Bilindiği üzere İl dışında yapılacak her türlü faaliyet, il içinde ise bir gece dahi konaklamalı faaliyetler için Türkiye İzcilik Federasyonundan onay alınması gerekmektedir.
Her izci lideri almış olduğu sertifikaların yetkilendirdiği faaliyetleri düzenleyebilir ya da yetkileri olan kişilerin katılması kesinleşen faaliyetler düzenlenebilir.
Ünite lideri Kulüp Önderi, İl Temsilcisi kendilerine ait faaliyet açılışı yapabilir.
Her türlü faaliyet müracaatı, kulüp önderi, il temsilcisi, teknik kurul üyelerinin onaylanması otomasyon üstünden gerçekleştirilecektir.
Türkiye İzcilik Federasyonu Otomasyon sistemindeki işlemlerin hızlandırılabilmesi için izci liderlerimizin belgelerinin girişinin yapılması gerekmektedir.
Bu belgelerin girişinin yapılabilmesi için gerekli yetki bir süreliğine İl Temsilcilerimize ve Kulüp Önderlerimize verilecektir.
Kulüp önderleri kendi kulüp liderlerinin, İl Temsilcilerimiz MEB personeli izci liderlerimizin lisans girişlerini yapar. Ünite kuruluşunu gerçekleştirir.
Liderler izcilerinin kayıtlarını lisans işlemlerini kendileri gerçekleştirir.
Kulüp Önderleri ve İl Temsilcileri Belge girişini yaptıkları liderlerden belgelerinin aslıyla beraber fotokopilerini isterler.
Aslını görür, otomasyona girişlerini yapar fotokopilerini dosyalar ve aylık olarak Federasyonumuza yollar.
Otomasyon sistemi katılacak liderlerin yetkileri değerlendirip faaliyetlerin açılmasını kendisi gerçekleştirecektir.
Meselâ Oymakbaşı kursu görmüş olsa dahi ilk yardım veya yaz kampçılığı kursu görmemiş bir lider ünitesine açık hava faaliyeti açamaz, bu yetkileri haiz bir lider bulamazsa kamp düzenleyemez ya da kendisinden başka izcilik gönüllüsü ve ya lider yardımcısı listeye yazmayan bir lider faaliyet açamaz.
Bunlarla ilgili detaylar mevzuatlarımızda açık olup mevzuat dışı uygulamalarda sırasıyla ünite lideri ve kulüp önderi sorumludur.
İl Temsilcileri ve Kulüp önderleri gireceği sertifikaların faaliyet düzenlemede esas olacağını bilmeli ve çok dikkatli giriş yapmalıdır. Çünkü kişilerin bilgilerinin yanlış girilmesi hem disiplin hem de hukukî sonuçlar doğurur.
Faaliyet onaylanıp açıldıktan sonra faaliyet düzenlenir. Faaliyetin bitiminden sonra düzenleyici kamp raporunu ve katılanların fotoğrafını ilgili bölüme yükler.